英語を使う仕事を急にまかされたらどうするか

今まで英語を使っていなかったのに、突然、英語を使う仕事をまかされた。

そんなときは何をしたらいいだろうか?

このページでは、英語を使う仕事を急にまかされたときの対応法についてご紹介します。

英語を学習するのではなく、英語の準備をする

  • 来週以降、海外からの電話対応をまかされた。
  • 来月、海外出張がある。
  • 3ヵ月後、海外交渉のある部署に配属される。

上記のような状況に放り込まれた人は、「適当な会話教材を買って音読して」などという悠長な学習法では間に合わない。

必要を満たす最短の学習法を選ぶことになる。

学習する範囲を絞って、期日までに仕事の遂行が可能になるような準備をする。つまり、「英語を学習する」ではなく、「英語の用意をする」。

海外からの電話対応をまかされたケースの対応法

以下、「来週以降、海外からの電話対応をまかされることになった」ケースで考えてみよう。 どのような学習法を選択すべきだろうか。

×:ビジネス英会話の本を買って音読する

当然ながらこんな学習法では任務が達成できない。

短期間、音読練習をしてみても、その仕事を達成できるとは限らない。

○:仕事の範囲(電話対応)に限定して、あらゆる手段をとる

以下のように、限られた範囲で、必要を満たすための学習をする。

  1. 過去の担当者にアドバイスを求める。どういった用件の電話が多いか。どのような対応例があるか。注意点は何か。
  2. 1のアドバイスを元に想定される電話の内容を検討。その部分を重点的に練習。
  3. コミュニケーション・ストラテジーの英会話を練習する。「わからない部分を聞き返す」「聞き取り難い部分を言い換えてもらう」「自分の理解で間違いがないか確認する」「相手が正確に理解しているか聞く」など。
  4. 次に電話英語のCD付き教材を5冊程度用意して、全例文に目を通す。また、一通り声に出して練習しておく。(リピーティングシャドーイング
  5. ネットでも電話対応の例文を検索。上記の例文に漏れがないか調べる。
  6. すべてのパターンを短期間に覚えるのは無理なので、PC(もしくはノート)に重要な応対例をまとめて、すぐに参照できるように用意する。
  7. 時間があるなら、オンライン英会話で実践練習しておく。(ロールプレイによるシミュレーション練習)
  8. 自分の実力を超えた電話があったときに備えて、(音声ではなく文字にしてもらうように)メールやFAXで送ってもらう対応例を用意する。場合によっては、上級者に代わってもらうことが可能かどうか検討する。(リスク対応)
  9. 実際の電話を録音して、その日のうちに反省学習をするなど、現場を通して英語力が向上する仕組みを作る。

このように仕事の達成に必要な範囲だけをピンポイントで学習する。その部分を早く大量に学習する、という方向性となる。

また、仕事の達成という意味では、環境作りが重要になってくる。困ったときの参照ノートを用意したり、助けてくれる人材を確保したり、手に負えないときに備えたリスク対応策を用意したりなど、実力を補完する策を練っておこう。

短期間に適応する

短期間にできることは、すでにもっている英語力を業務に適応させる、ということに尽きる。

今まで英語の電話対応を一度もやったことがない人でも、ある程度の基礎力をすでにもっているなら、上記のような準備で十分に対応できる。

逆に、英語力がほとんどない人(たとえば、中学1,2年の英語さえ怪しい人とか、試験英語の知識はあってもトレーニングをしていない人)は、「簡単な英語も聞き取れないし話せない」という状態なので、短期間で電話業務をこなすのは厳しいはずだ。

万が一、そのような状況におかれたとしたら、それは人材と業務のミスマッチであって、仕事を割り振った上司の責任というべきかも知れない。

「語学は簡単に上達しない」という事実を忘れないようにしよう。 ビジネスで必要になってから急に英語力をつけようというのは無理がある。

ということで、大切なのは日ごろから英語力を磨いておくこと。そして、いざビジネスで必要になったら、その業務に短期間で適応できるように準備を行う

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